Supponiamo di dover ottenere l’approvazione da parte dell’esecutivo su una proposta tecnica. Il tuo CEO e CFO non provengono da background IT o software. Sono generalisti che vogliono una soluzione per un problema aziendale e il tuo compito e presentare la soluzione tecnica proposta in modo convincente e comprensibile.
Se stai fissando una diapositiva PowerPoint vuota, incerto da dove iniziare, considera queste cinque best practice:
1. Inizia con la fine in mente
Definisci il risultato di cui hai bisogno. Come saprai che ci sei riuscito? Quindi, condividi solo le informazioni tecniche necessarie per raggiungere il tuo obiettivo. Spesso e sufficiente una panoramica di alto livello, seguita da un’opportunita per domande e risposte.
2. Descrivi i punti deboli che necessitano di una soluzione
C’e un problema aziendale che influisce sulla capacita della tua organizzazione di servire i clienti? Stai affrontando un rischio per la sicurezza informatica che potrebbe costare milioni di euro in azioni legali e multe? Vedete un’opportunita tecnologica che potrebbe generare un miliardo di dollari all’anno in nuove entrate?
Dirigenti e manager vogliono la linea di fondo in cima. “Stiamo affrontando una sfida tecnologica che sta causando 2 milioni di dollari al trimestre di logoramento dei clienti”.
Il tuo pubblico potrebbe non comprendere le specifiche della tecnologia, ma il numero strabiliante di logoramento segnala la necessita di un’azione urgente.
3. Parla la lingua del tuo pubblico
Una regola fondamentale nella comunicazione professionale e “conosci il tuo pubblico”. Quali sono i loro obiettivi? I loro bisogni e preoccupazioni?
Quando colleghi il tuo messaggio a qualcosa a cui tengono profondamente, crei un “ponte di attenzione”. Poiche hai la loro attenzione, sono piu inclini a stare con te durante la discussione tecnica, anche se devono porre domande chiarificatrici o vogliono che tu ripeta le informazioni in un modo diverso. Gli hai dato l’aggancio per stare con te, anche se non capiscono tutto quello che stai spiegando.
4. Impostare il contesto prima di immergersi nei dettagli tecnici
Gli ascoltatori vogliono sapere WIFM: cosa c’e per me nell’ascoltare questo? Avrai la mia totale attenzione se mi dici che mi aiuterai a risparmiare 5 milioni di dollari. I miei occhi potrebbero appannarsi se ti lanci in una discussione dettagliata sul cloud e sull’edge computing senza quel contesto da $ 5 milioni.
Se vuoi entrare in contatto con dirigenti o manager non tecnici, fornisci una spiegazione di alto livello della soluzione tecnica, senza entrare in dettagli approfonditi. Se qualcuno fa una domanda, mantieni le risposte brevi e, per quanto possibile, prive di terminologia tecnica.
5. Sii umile
Se hai ricevuto un feedback sul fatto che stai “parlando” con i colleghi, trova un collega o un allenatore che possa fungere da cassa di risonanza e istruirti su tecniche di comunicazione efficaci. Vuoi qualcuno che sia brutalmente onesto con te su come ti stai imbattendo e possa fornire un feedback specifico su come adattare il tuo approccio.
Entra in conversazioni tecniche con una mentalita umile. Supponi che il tuo ascoltatore sia davvero intelligente ma non abbia le basi per digerire tutto cio che sai e di cui sei entusiasta. Se un pubblico non capisce i problemi tecnici che stai cercando di spiegare, fai un respiro profondo e prova un approccio diverso. Ad esempio, una metafora aiuterebbe a costruire la comprensione?
Oppure chiedi agli ascoltatori di spiegare cosa hanno imparato finora. Cio ti consente di determinare cio che il pubblico ha capito e dove ha ancora domande.
