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5 abitudini di posta elettronica di persone molto produttive

Se sei come la maggior parte delle persone che si siedono davanti a un computer tutto il giorno, probabilmente questo suona come te: quando al momento non stai rispondendo a un’e-mail, stai cercando di vedere se ne hai di nuove.

Poi, quando arriva qualcosa di nuovo , lo leggi, discuti su come rispondere, quindi lo ritieni che per il momento richieda troppo tempo. “Ci arrivero piu tardi”, pensi. E se non c’e niente di nuovo, ti stai chiedendo nervosamente perche. “E perche la mia casella di posta e piena?!” Quindi continui a controllare ogni 15 secondi fino a quando non viene visualizzato qualcosa, nel frattempo eliminando tutta la posta indesiderata che da allora ha intasato la tua casella di posta.

Ma una vita legata alla tua posta elettronica significa che gli altri progetti che desideri e devi fare, siano essi grandi report o attivita personali, possono essere posticipati di giorni, settimane o mesi. Per non parlare del fatto che un nuovo studio canadese ha scoperto che l’ipercontrollo della posta elettronica puo renderti (sorpresa!) Piu stressato. Quindi abbiamo chiesto a cinque persone che hanno una raffica di e-mail di rispondere per dirci come domano la loro casella di posta.

Continua a leggere per scoprire le loro strategie per affrontare il profondo e oscuro crepaccio della posta elettronica.

“Faccio molti rapidi controlli delle e-mail durante il giorno per vedere se c’e qualcosa di urgente e prioritario che e arrivato, ma dedico solo due volte al giorno a gestire completamente l’e-mail che si e accumulata. Riunendo in batch tutta l’elaborazione di posta elettronica pesante in blocchi piu grandi, posso essere molto piu efficiente e ridurre la sensazione di dover cambiare continuamente attivita”.

“Rispondo alle priorita il prima possibile e mantengo la corrispondenza chiara e super positiva. Sapendo che ancora non ricevero mai tutte le e-mail, do la priorita alle persone che chiedono aiuto e alle opportunita che supportano la mia intenzione. Inoltre non ho paura di usare il “!” per priorita elevate o effetti drammatici”.

“L’e-mail funziona per una rapida corrispondenza quotidiana, ma quando ho qualcosa di importante da discutere o decisioni da prendere, prendo il telefono. E sempre meglio ascoltare la persona dall’altra parte, l’inflessione nella sua voce. Le e-mail possono spesso essere fraintese”.

“Ho scoperto che trattare la mia posta online proprio come la posta dell’ufficio postale fa miracoli. Ho creato cartelle: tutto, dalla cartella della mamma, alla cartella della lezione di allenamento, alla cartella della clientela celebrita, alla cartella della casa, alla cartella del cottage estivo, alla cartella medica, alle cartelle dei bambini, ecc. Con le e-mail organizzate in categorie, posso facilmente fare i miei tre passaggi… trova, agisci o elimina. Dovrai anche annullare l’iscrizione alla posta indesiderata. Il volume della posta indesiderata e enorme e passare del tempo a eliminarli ti sta togliendo tempo prezioso. Infine, dai la priorita alle e-mail che richiedono attenzione in quel particolare giorno. Premo Rispondi e li trascino nell’angolo del mio desktop se non riesco a raggiungerli in quel momento, altrimenti uso la mia altra regola, non lasciare una richiesta e-mail, rispondi al piu presto.

“Cerco di rispondere alle e-mail non appena le vedo perche altrimenti potrebbero essere spinte piu in basso nella casella di posta e potrebbero essere ignorate. Ti consiglio di essere reattivo ma non superfluo. Rispondendo rapidamente e scrivendo e-mail brevi e non fiorite, puoi creare un’immagine di efficienza e attenzione. Anche parole brevi come “Grazie” o “Capito” ti aiuteranno a costruire una cultura di fiducia e segnaleranno che sei in cima alla tua casella di posta”.

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